(QBĐT) - Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng các phần mềm tin học vào công tác quản lý hành chính nhà nước đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực. Nhằm quản lý hồ sơ tốt nghiệp được lâu dài, công khai đồng thời giúp việc tra cứu trực tiếp, chống văn bằng giả được dễ dàng, Sở Giáo dục và Đào tạo đã triển khai nghiên cứu đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý văn bằng chứng chỉ ngành Giáo dục Quảng Bình.
Quản lý theo kiểu thủ công
Hồ sơ tốt nghiệp bao gồm bảng ghi tên, ghi điểm; danh sách công nhận tốt nghiệp; sổ cấp bằng tốt nghiệp... Có thể nói, hồ sơ tốt nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước về lĩnh vực giáo dục-đào tạo. Hệ thống hồ sơ tốt nghiệp được lập qua các thời kỳ và được lưu giữ ở cấp tỉnh, thành phố, huyện. Tuy nhiên, hiện nay việc quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ (VBCC) chưa được đổi mới. Đa số đều chưa có phần mềm quản lý VBCC chuyên nghiệp mà chỉ thực hiện chủ yếu bằng thủ công hoặc nếu có sử dụng phần mềm thì đó là những phần mềm đơn lẻ, chưa thống nhất nên khó cho việc tìm kiếm, thống kê, xác minh.
Theo thống kê, hiện nay, Sở GD và ĐT đang quản lý hồ sơ tốt nghiệp của các kỳ thi từ năm 1959 đến năm 2005 đối với bậc tiểu học và THCS, từ năm 1962 đến năm 2014 đối với bậc THPT. Các phòng GD và ĐT các huyện, thị xã, thành phố đang lưu trữ hồ sơ tốt nghiệp tiểu học, THCS từ năm 2006 đến nay và một số năm trở về trước. Do không có phần mềm quản lý hồ sơ tốt nghiệp các cấp nên không chỉ riêng Sở GD và ĐT mà các phòng GD và ĐT đa số đều bảo quản theo kiểu thủ công. Những hồ sơ tốt nghiệp trong những năm gần đây được lưu trữ trong tủ gỗ theo đúng quy định nên việc tra cứu có thể diễn ra thuân tiện hơn. Song những hồ sơ tốt nghiệp có cách đây nhiều năm thì đã bị rách, úa màu, mục nát, chữ viết nhòe khó nhận dạng. Vì vậy, việc tra cứu thông tin, cấp bản sao, thẩm tra bằng tốt nghiệp khi có nhu cầu gặp nhiều khó khăn, tốn thời gian.
 |
| Nghiệm thu đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý văn bằng chứng chỉ ngành Giáo dục Quảng Bình”. Ảnh:Trung tâm TT và TK KHCN |
Hiện nay, để đáp ứng yêu cầu của Bộ GD và ĐT về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục, nhiều đơn vị trường học bước đầu đã triển khai xây dựng các phần mềm quản lý bằng tốt nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay, các phần mềm trên thị trường chủ yếu phục vụ cho nhu cầu của các trường cao đẳng, đại học và trung cấp chuyên nghiệp. Mặt khác, những phần mềm này có giá thành tương đối cao và chức năng quản lý bằng tốt nghiệp chưa đáp ứng được yêu cầu của các Sở GD và ĐT như xử lý hồ sơ cũ, quản lý cấp bản sao, tra cứu trực tuyến, quản lý thống kê cho các đơn vị có liên quan trên địa bàn...
Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý
Trước nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và công khai thông tin bằng tốt nghiệp theo yêu cầu của Bộ GD và ĐT, Sở GD và ĐT đã xây dựng hệ thống phần mềm quản lý văn bằng chứng chỉ ngành Giáo dục Quảng Bình. Mục tiêu của nhiệm vụ là xây dựng cơ sở dữ liệu, chương trình hỗ trợ việc quản lý hệ thống VBCC trong toàn tỉnh do Sở GD và ĐT cấp và quản lý. Phần mềm sẽ giúp người dùng cập nhật, tìm kiếm, thống kê số liệu quản lý một cách nhanh chóng, chính xác, đồng thời hỗ trợ cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ nhu cầu thẩm định cho các nhà tuyển dụng, chống việc sử dụng VBCC giả, cấp bản sao VBCC trực tuyến.
Sau thời gian gần hai năm tổ chức thực hiện, từ tháng 6-2014 đến nay, nhiệm vụ đã thiết kế được cơ sở dữ liệu quản lý thông tin cấp phát VBCC; xây dựng chương trình quản lý thông tin VBCC; xây dựng website phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm, xác minh thông tin về VBCC; khai thác cơ sở dữ liệu phục vụ công tác thống kê, báo cáo số liệu về VBCC; dịch vụ đăng ký cấp bản sao bằng tốt nghiệp trực tuyến.
Hệ thống quản lý bằng tốt nghiệp được thiết kế cho nhiều đối tượng sử dụng, theo hai ứng dụng khác nhau. Về ứng dụng thứ nhất, phục vụ cho việc quản lý các quy trình xử lý việc cấp phát và lưu trữ hồ sơ bằng tốt nghiệp. Ứng dụng thứ hai là ứng dụng trên website, một hệ thống thông tin được xây dựng thông qua môi trường mạng máy tính để tích hợp, phân phối và truyền tải thông tin trực tuyến qua mạng internet. Gói dịch vụ này phục vụ tra cứu bằng tốt nghiệp và cung cấp dịch vụ cấp phát bản sao tốt nghiệp trực tiếp.
Như vậy, với kết quả nghiên cứu nhiệm vụ khoa học công nghệ mới này, trong thời gian tới người dân có thể được tiếp cận thêm một ứng dụng công nghệ thông tin mới giúp tiết kiệm thời gian, kinh phí từ đó tạo sự chuyển biến trong nhận thức của người dân về vai trò thông tin mạng.
Đoàn Nguyệt
